ISO-systeem laten onderhouden na certificering: welke vormen en wat kost het?
Na de certificering kun je je ISO-systeem door Pisotive laten onderhouden op drie manieren: met kwartaalgesprekken, alleen rond de audits, of volledig beheer, waarbij wij je externe kwaliteitsmanager zijn. Volledig beheer kost voor ISO 9001 bij 1 tot 25 medewerkers tussen € 3.840 en € 5.520 per jaar.
Je spreekt af tot de volgende audit of voor een jaar, en je kunt altijd opzeggen met een maand opzegtermijn.
De vorige adviseur dacht er nog maanden over te doen.
Welke vormen van onderhoud na certificering biedt Pisotive?
Alle drie de vormen die je bij adviseurs tegenkomt. Welke past, hangt af van hoeveel je zelf wilt blijven doen. Bedragen gelden voor ISO 9001 bij 1 tot 25 medewerkers, per jaar en exclusief btw. Waar je binnen de bandbreedte uitkomt, hangt af van hoe je managementsysteem is ingericht.
| Vorm | Wat we doen | Per jaar |
|---|---|---|
| Kwartaalgesprekken | vier keer per jaar samen de voortgang, acties en verbeterpunten doornemen | € 960 – € 1.380 |
| Rond de audits | de interne audit, de analyses en de directiebeoordeling | € 2.000 – € 2.880 |
| Volledig beheer | alles: kwartaalgesprekken, interne audit, analyses en directiebeoordeling, en het bijhouden van je documentatie | € 3.840 – € 5.520 |
Wat zit er in volledig beheer door een externe kwaliteitsmanager?
Bij volledig beheer word je ontzorgd: wij zijn je externe kwaliteitsmanager of KAM-coördinator. Het kost ongeveer 80% van een implementatietraject en bestaat uit vier onderdelen, die je ook los kunt afnemen:
| Onderdeel | Per jaar |
|---|---|
| Kwartaalgesprekken | € 960 – € 1.380 |
| Interne audit | € 800 – € 1.150 |
| Analyses en directiebeoordeling | € 1.200 – € 1.720 |
| Documentatie bijhouden | € 800 – € 1.150 |
Wat kost onderhoud van je ISO-systeem bij meer medewerkers of normen?
De factoren zijn dezelfde als bij een implementatie. Volledig beheer voor ISO 9001 kost per jaar € 4.610 – € 6.620 bij 26 tot 50 medewerkers, € 5.760 – € 8.280 bij 51 tot 100 en € 9.600 – € 13.800 bij 101 tot 250. Voor twee normen, zoals ISO 9001 en ISO 14001, rekenen we 20% extra.
Hoeveel tijd kost onderhoud van je ISO-systeem je zelf nog?
Ongeveer de helft van wat je tijdens het traject kwijt was. Bij volledig beheer is dat voor ISO 9001 bij 1 tot 25 medewerkers zo'n 10 tot 20 uur per jaar. Met alleen kwartaalgesprekken doe je meer zelf en kom je op 20 tot 40 uur.
Helemaal nul wordt het niet: voor de norm moet je zelf een aantal dingen registreren, en dat kunnen wij niet voor je doen.
Hoe lang loopt een onderhoudsafspraak met Pisotive?
Dat spreken we af naar wens: tot de komende audit, of voor een jaar. Opzeggen kan altijd, met een maand opzegtermijn. We verrekenen dan naar rato van het werk dat gedaan is.
Je zit dus nergens aan vast. Alles wat we maken is van jou.
Hoe begint onderhoud van je ISO-systeem bij Pisotive?
Meestal met een interne audit. Die dient meteen als intake: we zien hoe je systeem ervoor staat. Daarvoor rekenen we geen extra kosten.
Wat gebeurt er als je na de certificering niets meer aan je systeem doet?
Dan zie je dat het systeem minder leeft, maar vooral dat je er minder verbeteringen uithaalt. Er zijn bedrijven die één keer per jaar de documentatie beter maken. Daarmee houd je de certificering misschien nog een tijd in de lucht, maar als organisatie pluk je er de vruchten niet van.
Je kwaliteit wordt niet beter, je milieuprestaties blijven achter, en bij informatiebeveiliging krijg je te maken met meer kwetsbaarheden en mogelijk hacks. Zet je door met de taken die bij het managementsysteem horen, dan realiseer je ook sneller verbetering.
Wat merk je als je voor onderhoud overstapt naar Pisotive?
We hebben verschillende klanten overgenomen van andere adviseurs. Eén klant zat aan het einde van de implementatie, en daar was iemand twee dagen per week mee bezig. Wij hebben het in acht extra dagen afgerond, terwijl de andere adviseur er nog maanden voor nodig dacht te hebben.
Dat zie je ook terug in het onderhoud. Waar de mensen eerder voortdurend met de adviseur in gesprek moesten, hebben we dat teruggebracht tot kwartaaloverleggen. Zo kan de klant zich veel meer richten op het eigen werk.
Veelgestelde vragen
Kan Pisotive een ISO-systeem onderhouden dat een andere adviseur heeft opgezet?
Ja. We hebben verschillende klanten overgenomen. Ben je tevreden met je systeem, dan gooien we het niet om: we werken verder met wat er is.
Kun je de vorm van onderhoud later nog veranderen?
Ja. Afspraken maken we naar wens, en je kunt altijd opzeggen met een maand opzegtermijn. Je kunt dus ook beginnen met kwartaalgesprekken en later uitbreiden.
Kun je alleen de interne audit of de directiebeoordeling laten doen?
Ja. Elk onderdeel is los te koop: een interne audit kost € 1.000 en hulp bij de directiebeoordeling € 1.500, voor ISO 9001 bij 1 tot 25 medewerkers.
Blijven klanten na de certificering bij Pisotive?
Ja. Alle klanten die samen met ons hun certificering haalden, werken daarna met ons door: voor losse adviesvragen, interne audits of periodieke ondersteuning.