ISO-certificering voor een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers: wat verandert er?

Waarom willen bedrijven met 11 tot 25 medewerkers ISO-certificering?

Ze zitten vaak in een fase waarin ze een grotere professionaliseringsstap willen maken. Ben je de 10 of 15 mensen voorbij, dan merk je dat de oude manier van organiseren niet meer werkt. Je kunt als eigenaar niet meer overal direct invloed op uitoefenen en van alles op de hoogte zijn.

Klanten zeggen dan vaak: ik heb certificering nodig, want opdrachtgevers vragen erom. En tegelijk willen we intern een verbeterslag maken en meer structuur krijgen. Bij de eigenaar leeft het gevoel dat hij minder grip heeft dan voorheen.

Wie zit er aan tafel bij een ISO-traject voor 11 tot 25 medewerkers?

Nog steeds voor een groot deel de eigenaar. Daarnaast iemand die de coördinatie oppakt om kwaliteit, milieu, informatiebeveiliging of veiligheid verder in de organisatie neer te zetten.

Bij veiligheid is dat vaak een operationeel leidinggevende die de medewerkers in de uitvoering aanstuurt. Bij kwaliteit en milieu is het vaker iemand op kantoor met een leidinggevende of administratieve functie: de coördinator van het bedrijfsbureau, de office manager of iemand van HR. Bij informatiebeveiliging speelt vaak de lead developer of de CTO een rol.

Wat verandert er in een organisatie tussen 11 en 25 medewerkers?

Er ontstaan meer indirecte lijnen. Er zijn leidinggevenden tussen gekomen, en de lijn tussen eigenaar en medewerkers is indirect geworden. Sturing moet daardoor meer via vastgelegde processen lopen, en er komt meer ruimte voor checklists, vragenlijsten en vaste formats.

Je ziet ook het begin van verkokering. Er is wat gedoe tussen wat sales belooft en wat de uitvoering moet doen. Ze spreken elkaar niet altijd meer, en hebben soms al verschillende leidinggevenden. Dat maakt het lastiger om processen goed op elkaar te laten aansluiten.

Hoe helpt ISO tegen verkokering tussen afdelingen?

Voor een klant maakt het niet uit of verkoop een andere leidinggevende heeft dan de uitvoering. Die ervaart alleen: ik heb afspraken gemaakt, waarom wordt het nu anders ingevuld? ISO denkt vanuit de procesbenadering: hoe beleven je klant en je medewerkers je bedrijf? Dat dwingt je om dwars door de afdelingen heen te kijken hoe het beter kan.

Procesbeschrijvingen krijgen hier meer waarde. Niet om het documenteren, maar om het gesprek tussen afdelingen: doen jullie dit zo? Welke informatie hebben jullie later nodig? Dan halen we die op tijd op. Kennis zit nog grotendeels in de hoofden, maar je krijgt betere gesprekken op gang.

Hoe regel je inwerken en kennis bij 11 tot 25 medewerkers?

Door per proces scherp te krijgen welke informatie je moet ophalen, welke vaardigheden en kennis mensen daarvoor nodig hebben, en wie die kennis heeft. Een overzicht van wie de kennishouders zijn op welk onderwerp is een prima manier om kennismanagement te regelen.

Hoe gaan de interne audit en de directiebeoordeling bij 11 tot 25 medewerkers?

De interne audit wordt uitgebreider, omdat je bij verschillende afdelingen moet nagaan of er echt gewerkt wordt zoals bedacht. Lees ook hoe een interne audit uitbesteden werkt.

Bij de directiebeoordeling wordt het belangrijk om onderscheid te maken tussen strategisch, tactisch en operationeel, en de operationele zaken weg te laten. In een klein bedrijf loopt dat meer door elkaar, omdat er minder gebeurt. Bij deze grootte doet dat onderscheid ertoe. Zie ook hulp bij de directiebeoordeling.

Wat levert ISO 9001 een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers op?

Grip op de overdracht tussen verkoop en uitvoering. De klant ervaart je bedrijf als één geheel, en ISO 9001 laat je dwars door de afdelingen kijken: wat is er afgesproken, wat heeft de uitvoering nodig, en hoe zorg je dat dat op tijd bekend is.

Een klant stelde een overleg in, één keer per zes weken, tussen sales, werkvoorbereiding en uitvoering. Daardoor nam het aantal gepauzeerde projecten met 17% af. Meer over de norm lees je bij ISO 9001.

Wat betekent ISO 14001 of de CO2-Prestatieladder voor een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers?

Naast uitstoot gaan er vaak ook andere milieuaspecten een rol spelen, zoals hoe je omgaat met grondstoffen en afval. Ook van de inkoop wordt meer verwacht: je schakelt met leveranciers over milieueisen. Lees meer bij ISO 14001 en de CO2-Prestatieladder.

Wat betekent ISO 27001 of NEN 7510 voor een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers?

Ook bij informatiebeveiliging begint het aan de voorkant. Heb je niet scherp wat de klant op het gebied van beveiliging van je verwacht, dan kom je er tijdens de implementatie achter dat de oplossing niet goed aansluit. Dan moet je werk overdoen, terwijl de klant niet zit te wachten op extra kosten. Die vraagt zich af waarom het niet aan de voorkant is uitgevraagd. Lees meer bij ISO 27001 en NEN 7510.

Wat betekent VCA of de Safety Culture Ladder voor een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers?

Weet een verkoper de juiste vragen over veiligheid te stellen, dan helpt dat enorm bij de werkvoorbereiding. De juiste voorzieningen zijn er, de risico's zijn afgewogen en mensen kunnen aan de slag.

Doet sales dat niet, dan kom je pas tijdens de uitvoering achter onveilige situaties. Er moet extra materieel komen, het werk ligt stil, de mensen zijn ontevreden, en ook de klant heeft niet het gevoel dat het professioneel wordt opgepakt. Lees meer bij VCA en de Safety Culture Ladder.

Wat is de grootste valkuil bij ISO voor een bedrijf met 11 tot 25 medewerkers?

Dat je alles in één keer wilt aanpakken, terwijl je veel beter kunt prioriteren: wat levert op korte termijn het meest op? Natuurlijk moet je aan de norm voldoen, maar het gaat vooral om focus in je eigen ambities, en daar vervolgens op sturen.

Voeren we de plannen en doelstellingen ook uit, en de projecten die daarnaartoe leiden? Levert het op wat we ervan verwachtten? En sturen we bij?