Major NC na de audit: hoe los je een grote afwijking op?
Een grote afwijking (kritieke tekortkoming, in rapporten vaak major nonconformity of major NC) los je op in vijf stappen: een correctie, een oorzaakanalyse, een omvanganalyse, een corrigerende maatregel en bewijs dat het echt is opgelost.
Pisotive belt je binnen een werkdag terug en heeft de oplossing meestal binnen een week rond. Twijfel dus niet te lang: het eerste gesprek is vrijblijvend.
De oplossing staat meestal binnen een week.
Wat doe je als je een major NC krijgt bij de ISO-audit?
Neem contact op, en twijfel niet te lang. We gaan altijd eerst in gesprek: waar gaat de afwijking precies over? Dat gesprek is vrijblijvend en helpt om je situatie scherp te krijgen.
Op basis daarvan kijken we wat er nodig is. Soms is dat een uurtje meedenken, soms meer. Dat stemmen we vooraf af, zodat je weet waar je aan toe bent.
Hoe los je een kritieke tekortkoming op?
Het gaat erom dat je de afwijking op een goede manier opvolgt. Dat doe je in vijf stappen:
| Stap | Wat je doet |
|---|---|
| 1. Correctie | een quick fix: je neemt de afwijking zelf weg |
| 2. Oorzaakanalyse | je zoekt de achterliggende reden waardoor de afwijking is ontstaan |
| 3. Omvanganalyse | je kijkt hoe vaak het is voorgekomen, en of het door dezelfde oorzaak vaker kan voorkomen |
| 4. Corrigerende maatregel | je zorgt dat de afwijking zich in de toekomst niet meer kan voordoen |
| 5. Bewijs | je laat zien dat de afwijking echt is weggenomen en dat de maatregel is ingevoerd |
Wat is een omvanganalyse bij een afwijking?
De omvanganalyse wordt nog wel eens vergeten. Je kijkt daarin niet alleen naar dit ene geval, maar ook hoe vaak het is voorgekomen, en of het door dezelfde oorzaak vaker zou kunnen gebeuren.
Die informatie heb je nodig om tot een goede corrigerende maatregel te komen. Zonder omvanganalyse los je het geval op dat de auditor zag, en niet het probleem.
Hoe ingrijpend moet een corrigerende maatregel zijn?
Dat hangt af van de grootte van je organisatie en van de situatie. Soms is een maatregel vrij ingrijpend, soms valt het reuze mee.
Bleek de oorzaak onvoldoende normkennis, dan kan de maatregel zijn dat je een opleiding volgt, je laat adviseren of hulp krijgt bij het opstellen van een paar formats. Ben je een aantal zaken vergeten, dan kan het aanpassen van je jaarplanning of je operationele planning al genoeg zijn. Dat geeft vertrouwen dat het de volgende keer niet wordt vergeten.
Hoeveel tijd krijg je om een grote afwijking op te lossen?
Dat wisselt per certificerende instelling en per situatie. Soms moet je binnen twee weken reageren, soms heb je drie maanden.
Een kritieke tekortkoming moet in principe binnen drie maanden volledig zijn opgevolgd. Bij een hercertificering kan dat sneller moeten. Kijk dus goed in je auditrapport welke termijn er voor jou geldt.
Welke grote afwijkingen komen het vaakst voor bij een fase 1-audit?
Bij een fase 1-audit gaat een grote afwijking vaak over een interne audit of een directiebeoordeling die niet is uitgevoerd. Daar kunnen we altijd op korte termijn mee helpen.
Voor beide hebben we een vaste prijs: lees hoe een interne audit uitbesteden werkt en hoe hulp bij de directiebeoordeling werkt.
Wat kost hulp bij het oplossen van een afwijking?
Het oplossen van afwijkingen doen we op uurbasis. Daar hangt geen vaste prijs aan: in het ene geval zijn we in een uur klaar, in een ander geval duurt het langer.
We stemmen het altijd vooraf af, zodat je weet waar je aan toe bent. Moet er nog een interne audit of directiebeoordeling gebeuren, dan geldt daarvoor wel de vaste prijs.
Veelgestelde vragen
Kan Pisotive helpen met een afwijking als je nog geen klant bent?
Ja. Je kunt al onze diensten los afnemen, ook hulp bij een afwijking. We bellen binnen een werkdag terug.
Wat is het verschil tussen een correctie en een corrigerende maatregel?
Een correctie neemt de afwijking zelf weg, een quick fix. Een corrigerende maatregel pakt de oorzaak aan, zodat de afwijking zich niet meer kan voordoen. De auditor wil beide zien.
Wat stuur je als bewijs naar de certificerende instelling?
Bewijs dat de afwijking echt is weggenomen, en dat de corrigerende maatregel is ingevoerd. Hoe ver dat gaat, hangt af van de grootte van je organisatie en de situatie.
Is het eerste gesprek over een afwijking vrijblijvend?
Ja. We gaan eerst in gesprek om te kijken waar de afwijking precies over gaat. Daarna stemmen we af wat er nodig is en wat het kost.