Wat gebeurt er bij de VCA-audit, en wat moet je daarna blijven doen?

Hoe lang duurt een VCA-audit?

Dat hangt af van de grootte van je organisatie, en van hoeveel projecten je gemiddeld tegelijk hebt lopen. Daarop bepaalt de instelling hoeveel projecten de auditor bezoekt.

Dat maakt de planning soms lastig. Je projecten liggen niet altijd dicht bij elkaar. Werk je op één dag in Utrecht en in Groningen, dan is het voor een auditor lastig om op één dag het bedrijf en beide projecten te bezoeken.

Wat controleert de auditor bij de VCA-audit op de werkplek?

Bij VCA wordt altijd ook op het werk zelf gecontroleerd. Laten de mensen op het project zien dat ze zich bewust zijn van de veiligheidsrisico's? Gedragen ze zich veilig, en gebruiken ze de beschermingsmiddelen die je ze geeft? Vullen ze de juiste registraties in, en is dat allemaal aan te tonen?

Waar gaat het het vaakst mis bij de VCA-audit?

Vaak is de inventarisatie van de bedrijfsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen niet volledig genoeg. Dan stelt de auditor vast dat er toch nog ongekeurde middelen zijn. Dat komt nog wel voor.

Het tweede aandachtspunt is dat het ook echt bij de mensen moet landen. Staat alles goed op papier, maar werken de mensen op het project niet veilig, dan ziet de auditor dat.

Hoe bereidt Pisotive je voor op de VCA-audit?

In de gesprekken zetten we alle documentatie goed neer, en spreken we die met je door, zodat je echt snapt wat er staat en hoe het werkt. Controles doen we graag samen, en we bespreken de uitkomsten van werkplekinspecties om er scherpte in aan te brengen.

Toolboxen leveren we voor een deel aan. Voor een deel verwijzen we naar formats van de branche; op internet vind je veel gratis toolboxen over allerlei onderwerpen. Samen selecteren we de toolboxen die voor jouw organisatie het meest relevant zijn, waar de grootste risico's zitten. Dat baseren we op de RI&E en eventueel andere risicoanalyses.

Wat moet je na de VCA-audit blijven doen?

Je blijft voorlichtingsbijeenkomsten houden, ook wel toolboxmeetings genoemd. En er moeten werkplekinspecties worden gedaan. De directie doet dat minstens elk kwartaal; je kunt niet een week voor de audit er snel nog vier doen, dat accepteert de auditor niet. Operationeel leidinggevenden doen het elke maand.

Wij raden aan om van elk projectbezoek ook een werkplekinspectie te maken, en die te registreren. Dat levert meer gegevens op, zodat je trends ziet: werkt een team niet goed met beschermingsmiddelen, of leveren hijswerkzaamheden vaker onveilige situaties op? Zo signaleer je onveilige situaties eerder dan wanneer je je aan het minimum houdt.

Je bent daar vrij in. Leveren de inspecties weinig op, dan gaan we het gesprek aan: wordt er niet scherp genoeg gekeken, of is het gewoon veilig? Bij klanten met een laag risicoprofiel, waar al jaren geen meldingen of incidenten zijn, blijf je vaker bij de minimale frequentie.

Hoe vaak komt de certificerende instelling bij VCA?

Het certificaat is drie jaar geldig. Elk jaar controleert de instelling met een tussentijdse audit of je nog aan de eisen voldoet. Een tekortkoming moet je binnen drie maanden oplossen. Na drie jaar volgt een hercertificering volgens de dan geldende versie. Hulp bij een afwijking lees je bij een major NC oplossen.