Waarom ISO 9001-certificering?
De meeste bedrijven halen ISO 9001 omdat een opdrachtgever erom vraagt of het eist. Bij 85% van de klanten van Pisotive was dat de aanleiding, bij iets minder dan de helft speelde ook een aanbesteding mee.
Of het meer wordt dan een papiertje, hangt af van de aanpak. Goed ingericht houd je er vaste afspraken aan over, fouten die niet terugkomen en een bedrijf dat minder van jou alleen afhangt. Wil je alleen een map voor in de kast, dan is het zonde van je geld.
Bij iets minder dan de helft was ook een aanbesteding de aanleiding.
Waarom vragen opdrachtgevers om ISO 9001?
Een grotere opdrachtgever wil zekerheid dat jij levert wat je belooft, ook als het druk is of als er iemand uitvalt. Hij kan niet bij elke leverancier zelf gaan kijken. Een ISO 9001-certificaat laat zien dat een onafhankelijke instelling dat elk jaar doet.
Vaak begint het met een vragenlijst over kwaliteit, of een regel in een aanbesteding waar je zonder certificaat minder punten scoort of niet mee mag doen. Merk je dat bij een of twee opdrachtgevers, dan volgen er meestal meer: grote bedrijven stellen hun eisen steeds vaker aan de hele keten.
Wat levert ISO 9001 je op, naast het certificaat?
Afspraken die vastliggen. Hoe een opdracht loopt, wie wat controleert en wat er gebeurt als het misgaat, staat niet meer alleen in jouw hoofd. Een nieuwe medewerker is sneller ingewerkt en je kunt met een gerust hart een week weg.
Fouten die niet terugkomen. Een klacht of fout los je niet alleen op, je kijkt ook waarom hij ontstond. Dat kost de eerste keer tijd en levert daarna tijd op. Meer daarover in waarom je met ISO 9001 klachten gaat registreren.
Een vast moment om te sturen. Eens per jaar zet je in de directiebeoordeling op een rij hoe het gaat en wat je volgend jaar anders wilt.
Wanneer is ISO 9001-certificering zonde van je geld?
Als niemand erom vraagt en je vooral een certificaat voor je website zoekt. Samen met Pisotive kost ISO 9001 bij 10 tot 50 medewerkers € 5.680 tot € 9.160, inclusief de nulmeting. Daarbij komt de certificerende instelling: het eerste jaar ongeveer € 3.500 tot € 4.200, daarna € 1.750 tot € 2.100 per jaar. Dat moet wel terug te verdienen zijn.
Als het systeem straks niet gebruikt wordt. Een handboek dat in de kast staat tot de auditor komt, kost moeite zonder dat je er iets aan hebt. Dan kun je de tijd beter in je klanten steken.
Twijfel je, dan is het geen schande om nog even te wachten. De andere kanten van de norm zetten we op een rij bij de nadelen van ISO 9001.
Waarom voelt ISO voor veel ondernemers als papierwerk?
Dat is deels zo vanwege het verleden. Eerdere versies van ISO 9001 legden de nadruk vooral op documentatie. Zo was de grap dat je een bakstenen zwemvest nog kon laten certificeren. Sinds 2015 is de norm meer resultaatgericht en gaat het meer om kunnen laten zien dat je klanten tevreden zijn. Daarnaast wordt het systeem nog regelmatig rond de norm gebouwd in plaats van gericht op het bedrijf. Iemand schrijft een handboek met de hoofdstukken van ISO 9001 als inhoudsopgave, en daarna probeert het bedrijf zich daaraan aan te passen. Dat voelt als papierwerk, en dat is het ook.
Wij draaien het om. In zes gesprekken bespreken we hoe jij werkt, met de mensen die er straks mee werken. Wij werken het uit en jij gaat ermee aan de slag, zodat het systeem al tijdens het traject op de werkvloer draait. Jouw werkwijze, wereldwijd erkend.
Koen heeft ons in een aantal maanden prima en succesvol naar de certificering begeleid. De aanpak kenmerkte zich door overzicht, rust en pragmatisme.
Veelgestelde vragen
Kun je volgens ISO 9001 werken zonder certificaat?
Ja. De norm is openbaar en je kunt hem gebruiken om je bedrijf in te richten. Alleen kun je het dan niet aantonen: een opdrachtgever of aanbesteding vraagt bijna altijd om een certificaat van een geaccrediteerde certificerende instelling.
Wat doe je als een opdrachtgever een vragenlijst over kwaliteit stuurt?
Beantwoord hem zo goed als je kunt en kijk welke vragen je nu niet kunt onderbouwen. Dat zijn meestal de punten waar ISO 9001 over gaat. Komt zo'n vragenlijst vaker, dan is het tijd om certificering serieus te overwegen.
Wanneer verdien je ISO 9001-certificering terug?
Vaak bij de eerste opdracht of aanbesteding die je zonder certificaat niet had gekregen. Wat het intern oplevert, zoals minder fouten en minder afhankelijkheid van een paar mensen, merk je meestal in het jaar na de certificering.
Is ISO 9001 ook zinvol als je klanten er niet om vragen?
Soms. Groei je en merk je dat afspraken vooral in een paar hoofden zitten, dan helpt de norm je om dat op orde te krijgen. Het certificaat zelf heeft dan minder waarde; je kunt ook eerst alleen de werkwijze invoeren.
Hoe weet je of certificering nu iets voor jou is?
Doe de vijf vragen over je markt en ambitie. Je ziet direct of certificering op dit moment past, of dat je beter nog even kunt wachten.
Vijf vragen over je markt en ambitie. Je ziet de uitkomst direct.