Wat is een directiebeoordeling en wat moet erin?
Het korte antwoord Een directiebeoordeling is het jaarlijkse moment waarop de directie beoordeelt of het managementsysteem nog doet wat het moet doen. ISO 9001 schrijft voor welke onderwerpen aan bod komen — negen stuks — maar niet hoe lang het moet duren of hoe dik het verslag moet zijn.
In de praktijk is het een overleg van anderhalf tot twee uur, met een verslag van een paar bladzijden. Wie het goed voorbereidt, is er korter mee bezig dan wie het uitstelt.
Welke onderwerpen moeten in een directiebeoordeling?
De norm noemt ze in hoofdstuk 9.3. Het is geen vrije invulling: een auditor loopt deze lijst langs en wil van elk onderwerp iets terugzien.
Bespreek ze op tactisch en strategisch niveau. Een directiebeoordeling is geen operationeel overleg: hij moet de directie handvatten geven om vanuit haar verantwoordelijkheid goed te sturen.
| Onderwerp | Waar het over gaat |
|---|---|
| Acties uit de vorige beoordeling | of de acties zijn uitgevoerd en of ze effect hadden |
| Veranderingen binnen en buiten | nieuwe klanten, wetgeving, personeel, markt |
| Klanttevredenheid | wat klanten teruggaven, ook via sociale media |
| Doelstellingen | gehaald of niet, en waarom |
| Prestaties van processen | strategisch relevante onderwerpen, zoals levertijden, fouten of doorlooptijd |
| Afwijkingen en corrigerende maatregelen | wat er misging en wat je ermee deed |
| Resultaten van interne audits | en van de externe audit |
| Leveranciers | presteren ze zoals afgesproken |
| Middelen, risico's en kansen | heb je genoeg mensen en spullen, wat komt eraan |
Hoe uitgebreid moet het verslag van een directiebeoordeling zijn?
De norm stelt geen eisen aan de omvang, alleen dat je de uitkomsten vastlegt. Twee à drie bladzijden volstaat ruimschoots, mits per onderwerp duidelijk is wat er besproken is en wat er is besloten.
Wat een auditor vooral wil zien, zijn de besluiten. Een beoordeling die alleen vaststelt dat alles goed gaat, roept de vraag op waar het systeem dan voor dient. Eén of twee concrete acties met een naam en een datum erachter zeggen meer dan tien pagina's beschrijving.
Wie moeten bij de directiebeoordeling zijn?
De directie — dat is de kern, want het heet niet voor niets een directiebeoordeling. In een MKB-bedrijf is dat de eigenaar, eventueel met een tweede leidinggevende.
Daarnaast degene die het managementsysteem coördineert, omdat die de cijfers aandraagt. Verder niemand die er niets te zoeken heeft; een directiebeoordeling met acht aanwezigen wordt een vergadering in plaats van een beoordeling.
Wanneer plan je de directiebeoordeling?
Eén keer per jaar is het minimum, en dat is voor de meeste MKB-bedrijven ook genoeg. Plan hem twee tot drie maanden voor de externe audit: dan kun je wat eruit komt nog uitvoeren voor de auditor langskomt.
Vlak na de audit plannen werkt minder goed. Je bespreekt dan de bevindingen van de auditor en niet je eigen vragen, en dan is het zijn beoordeling geworden in plaats van die van jou.
Koen heeft ons in een aantal maanden prima en succesvol naar de certificering begeleid. De aanpak kenmerkte zich door overzicht, rust en pragmatisme.
ARN Veelgestelde vragen
Moet een directiebeoordeling een apart overleg zijn?
Nee. Je mag hem onderdeel maken van een bestaand directie- of managementoverleg, zolang je kunt laten zien dat de onderwerpen aan bod komen en de besluiten worden vastgelegd. Veel bedrijven ruimen er één keer per jaar een extra agendapunt voor in.
Hoe vaak moet je een directiebeoordeling houden?
Minimaal één keer per jaar. Vaker mag, en bij grote veranderingen — een overname, een nieuwe vestiging, een flinke klacht — is het verstandig om tussentijds te kijken.
Wat gebeurt er als je een directiebeoordeling overslaat?
Dan krijg je een afwijking bij de audit. Hoe zwaar die is, bepaalt de auditor, maar reken er niet op dat het meevalt: naast de interne audit is de directiebeoordeling een van de zwaarstwegende onderdelen van je systeem, en een auditor kijkt er altijd naar. Bovendien mis je zonder directiebeoordeling zelf een belangrijk middel om je bedrijf te sturen. Je doet er vooral jezelf tekort mee.
Geldt de directiebeoordeling ook voor ISO 14001 en ISO 27001?
Ja, en dat is goed nieuws: de normen delen dezelfde structuur. Heb je meerdere certificaten, dan doe je een directiebeoordeling waarin de onderwerpen van alle normen langskomen. Twee aparte beoordelingen houden is dubbel werk.
Moet de directie het verslag van de directiebeoordeling ondertekenen?
De norm eist dat niet. Wel moet je kunnen laten zien dat de directie erbij was en dat de besluiten van hen komen. Een deelnemerslijst in het verslag is daarvoor voldoende.