Wat zijn de eisen van ISO 9001?
Het korte antwoord ISO 9001 stelt eisen in zeven hoofdstukken: je organisatie en omgeving, leiderschap, planning, ondersteuning, uitvoering, evaluatie en verbetering. Samen vormen ze je kwaliteitsmanagementsysteem.
De norm schrijft niet voor hoe je werkt, wel waar je grip op moet hebben. Een deel moet je kunnen laten zien met documenten of registraties; hoe je de rest regelt, kies je zelf.
Hoofdstuk 1 tot en met 3 gaan over het toepassingsgebied, verwijzingen en begrippen. De eisen staan in hoofdstuk 4 tot en met 10.
Welke hoofdstukken met eisen heeft ISO 9001?
Elk hoofdstuk beantwoordt een vraag over je bedrijf. In de tabel staat per hoofdstuk waar het over gaat en wat je er in de praktijk voor doet.
| Hoofdstuk | Waar het over gaat | Wat je in de praktijk doet |
|---|---|---|
| 4 Context | Je omgeving, wie wat van je verwacht, wat er onder de certificering valt, je processen | Je brengt je bedrijf en je omgeving in kaart: wat wordt er van je verwacht, en welke bedrijfsonderdelen wil je certificeren? |
| 5 Leiderschap | Betrokkenheid van de directie, kwaliteitsbeleid, rollen | De directie neemt het voortouw: zij bepaalt het belang en het beleid, en wijst verantwoordelijken aan die het samen oppakken. |
| 6 Planning | Risico's en kansen, kwaliteitsdoelstellingen | Je stelt doelen op die je bedrijf verder helpen, en plant acties om kansen te benutten en risico's te beheersen. |
| 7 Ondersteuning | Mensen, middelen, kennis, opleiding, communicatie, documenten | Je zorgt dat je mensen de juiste vaardigheden en middelen hebben en snappen wat kwaliteit is en wat hun rol daarin is. Informatie komt op tijd bij de juiste persoon, en documenten zijn actueel. |
| 8 Uitvoering | Je werk zelf: van offerte tot levering, inkoop, afwijkingen | Je legt vast hoe er gewerkt wordt, houdt grip op de kwaliteit, ook van leveranciers, en zorgt voor goede nazorg. |
| 9 Evaluatie | Klanttevredenheid, metingen, interne audit, directiebeoordeling | Je meet of je je doelen haalt, of de kwaliteit op niveau is en of je klanten tevreden zijn. Daarnaast doe je een interne audit en een directiebeoordeling. |
| 10 Verbetering | Afwijkingen en klachten oplossen, structureel beter worden | Je stimuleert verbetering, en zorgt dat klachten en fouten niet terugkomen. |
Wat moet je voor ISO 9001 op papier hebben?
Minder dan de meeste mensen denken. De norm noemt een aantal dingen die je moet kunnen laten zien, onder meer: wat er onder de certificering valt, je kwaliteitsbeleid en -doelstellingen, bewijs dat je mensen bekwaam zijn, de resultaten van metingen, je interne audits, je directiebeoordeling, en afwijkingen met wat je eraan gedaan hebt.
Voor de rest bepaal je zelf wat je vastlegt: alleen wat nodig is om het werk goed te laten lopen. Veel staat al in de systemen die je gebruikt, zoals je planning of je urenregistratie. Dat hoef je niet nog eens over te schrijven.
Een kwaliteitshandboek is niet verplicht. Wij zetten wel alles in een digitaal overzicht, zodat je op een plek ziet hoe je systeem werkt. Meer daarover lees je bij wat ISO 9001 is.
Welke kwaliteitsprincipes liggen onder ISO 9001?
Onder de eisen liggen zeven principes. Het zijn geen eisen, maar ze verklaren waarom de eisen er zijn:
Klantgerichtheid, leiderschap, betrokkenheid van mensen, procesbenadering, verbetering, besluiten op basis van feiten, en relatiebeheer met leveranciers en partners.
Wie die zeven kent, snapt waarom de norm bijvoorbeeld vraagt om klanttevredenheid te meten of leveranciers te beoordelen. Het is geen bureaucratie om de bureaucratie, maar een manier om beslissingen op feiten te nemen in plaats van op gevoel.
Waar zit de meeste tijd in bij de eisen van ISO 9001?
In hoofdstuk 4 en 8. Daar gaat het over jouw bedrijf: wie je klanten zijn, wat zij verwachten en hoe jouw werk loopt. Dat kan niemand voor je invullen, en daar zitten de zes gesprekken grotendeels op.
Hoofdstuk 9 en 10 komen elk jaar terug: de interne audit en de directiebeoordeling. Die kosten minder tijd, maar vragen discipline. Hoe het hele traject verloopt, staat in het stappenplan voor ISO 9001.
Koen heeft ons in een aantal maanden prima en succesvol naar de certificering begeleid. De aanpak kenmerkte zich door overzicht, rust en pragmatisme.
ARN Veelgestelde vragen
Kun je eisen uit ISO 9001 uitsluiten?
Ja, als ze voor jouw bedrijf niet van toepassing zijn en dat de kwaliteit van je product of dienst niet raakt. In de praktijk gaat het meestal om ontwerp en ontwikkeling, als je niet zelf ontwerpt. Je legt vast waarom je het uitsluit.
Zijn de eisen van ISO 9001 hetzelfde voor een klein en een groot bedrijf?
Ja. De eisen zijn gelijk, de invulling niet. Een IT-bedrijf van twee mensen en een internationaal productiebedrijf voldoen aan dezelfde norm, maar het eerste legt een fractie vast van wat het tweede vastlegt.
Hoe vaak moet je een interne audit doen voor ISO 9001?
De norm zegt: met geplande tussenpozen. In de praktijk betekent dat elk jaar het hele systeem, eventueel verspreid over het jaar. De certificerende instelling kijkt of je dat ook echt doet.
Wat is het verschil tussen een eis en een aanbeveling in ISO 9001?
Waar de norm "moet" schrijft, is het een eis en word je erop getoetst. Opmerkingen en toelichtingen helpen bij het uitleggen, maar daar word je niet op beoordeeld.
Vijf vragen over je markt en ambitie. Je ziet de uitkomst direct.